Sacar una negociación fuera de la oficina puede ayudar a resolver situaciones difíciles, a desbloquear conversaciones o a suscitar el interés perdido por una oferta.
No existen recetas universales para una negociación de éxito, pero intentar ser creativo, buscando alternativas originales, es casi siempre una buena táctica para desbloquear situaciones difíciles.
También suele dar buen resultado buscar encuentros que se salgan del marco habitual de la oficina. Con frecuencia, estos encuentros hacen que se dejen a un lado papeles preestablecidos e, incluso, que se revisen las posturas existentes.
ASPECTOS BÁSICOS
Tan importante como elegir la estrategia correcta para negociar es buscar el lugar y el momento adecuado. Y, muchas veces, un negociador avanza más cuando las partes se alejan del centro de una ‘negociación oficial’ y se trasladan a una atmósfera más relajada.
Desdramatizar la negociación. Al salir fuera estás rodeado de una puesta en escena más informal, de un entorno que no es tan rígido, donde se puede entablar o retomar una negociación desdramatizando la situación. Los expertos negociadores preparan el terreno, acuerdan previamente menús y vinos y se aseguran las mejores y más discretas mesas.
Nunca en la ‘primera cita’. Sacar fuera una negociación no funciona nunca en un primer contacto. Es importante que la iniciativa salga siempre de la otra parte y que el primer encuentro de una negociación no se produzca nunca fuera de una oficina, ya que le resta profesionalidad y ofrece una imagen de poca seriedad.
Lo más importante es elegir el momento adecuado dentro del proceso de negociación (apertura, desarrollo o cierre) para salir fuera y dejar que sea el otro quien lo sugiera primero.
Mantener el interés. También existe la estrategia de sacar fuera una negociación cuando no se tiene más remedio como, por ejemplo, cuando el otro pierde el interés.
Prepara la puesta en escena. Lo importante es plantearte qué quieres obtener y tener un poco de psicología para saber qué lugar es el más adecuado para sacar la negociación.
Aprende como puedas. Los expertos proponen investigar el despacho del interlocutor en la primera toma de contacto para hacerse una idea de quién es.
Amiguismo, no gracias. Si se cae en el amiguismo, la otra parte puede llegar a utilizarte en la negociación.
Las grandes cifras, para la oficina. Si la negociación trata sobre grandes sumas de dinero, no se puede hablar de ello en una comida o en una cena. El otro puede sentirse incómodo y cerrarse en banda al sentir que juega fuera de casa.
La rutina, mejor en casa. No se debe dar una importancia que no tiene a asuntos rutinarios que pueden quedar fácilmente resueltos en nuestro lugar habitual de trabajo. Sólo el coste que implica salir de la oficina es ya de por sí innecesario, además de que se podría llegar a confundir lo importante con lo rutinario.
ASTUCIAS NEGOCIADORAS EN DISTINTOS ESCENARIOS
1. ALMUERZO EN UN RESTAURANTE
Cuándo. Salir a comer puede ser bueno en los pasos finales de una negociación o cuando esté atascada y sea necesario desbloquearla. También cuando la otra parte pierda interés por la situación o seamos nosotros quienes queramos acelerarla.
Peculiaridad. En un restaurante hay que respetar siempre que, mientras se come, no se debe negociar nunca, salvo que haya una larga relación comercial previa con nuestro interlocutor.
Estrategia. Durante la comida se debe hablar de cosas que ayuden a relajar a la otra parte y sólo si ésta saca el tema se puede hablar de trabajo. Al final de la comida, durante el café, es cuando se puede empezar. Si existe una relación previa, no hay inconveniente en sacar el tema durante la comida. No obstante hay que dar un tiempo de cortesía antes de entrar en materia.
A favor. Ofrece un ambiente distendido y agradable para las dos partes, que facilita que las posturas no sean tan rígidas. Por otro lado, hace consciente a la parte contraria del interés que tenemos en poner sobre la mesa un tema.
En contra. Si no hay una buena sintonía, se puede convertir en una situación incómoda, ya que abandonar una comida es de mala educación y seguir a en la mesa puede provocar una tensión creciente.
Ten en cuenta. Debes conocer las respuestas a las siguientes preguntas. ¿Qué local se adapta más al tipo de negociación y al estilo del otro negociador? ¿Cómo se llega hasta ese local? ¿Cuánto cuesta? ¿Cómo es el restaurante (mesas, servicio, etc.)? ¿Lo conoces ya? ¿Lo conoce la otra parte?
Consejos
● Elige un restaurante del que seas cliente habitual y deja caer al maitreque dé un trato preferencial a tu mesa.
● Prepara el terreno visitando antes el restaurante para elegir mesa, menú y vino. Así, nadie molestará más de lo necesario mientras negociáis. Busca siempre una mesa en una zona tranquila, si es necesario, confidencial.
● Apuesta por restaurantes ‘de moda’. Es un reclamo para la otra parte y demuestra conocimiento de la ciudad.
2. SALÓN DE UN HOTEL
Cuándo. Es adecuado utilizarlo al principio de una negociación o cuando los interlocutores trabajan en distintas ciudades y no cuentan o con oficinas o con mucho tiempo para reunirse. También, cuando se busca un punto de encuentro neutro, o cuando se reúnen partes de distintos sectores.
Peculiaridad. Los expertos apuntan que negociar en un hotel es lo más parecido a hacerlo en un despacho. La diferencia radica en que el nuevo espacio ayuda a que se vean los asuntos con una buena perspectiva. Se recurre también a esta opción cuando el interlocutor es de otra ciudad, con el objetivo de no intimidarle en nuestras oficinas.
Estrategia. En un hotel no hay que seguir un protocolo ni hace falta esperar para entrar en materia. En este lugar, hay un plano de igualdad entre las dos partes, es un terreno neutral para ambos, que pueden abandonar en cualquier momento. Es importante seleccionar de antemano el espacio y elegir ubicaciones apartadas, que no estén escondidas pero sean, al mismo tiempo, discretas.
A favor. Es la alternativa más rápida y directa para negociar fuera del espacio habitual de trabajo.
En contra. Su virtud es su desventaja. Permite a nuestro interlocutor abandonar con comodidad el lugar si no está interesado en lo que se le plantea. Por otra parte, muchas personas creen que en los hoteles no hay intimidad para hacer negocios y se sienten incómodos.
Ten en cuenta. La ubicación del hotel, el tipo del salón (¿Hay mesas suficientes? ¿Sofás? ¿Son cómodos?) y los precios. También es importante conocer el tipo de hombre de negocios que acude allí. El hotel ha de tener cierto nivel, pero estar acorde con nuestra empresa y nuestro interlocutor. No hay que querer aparentar algo que no somos.
Consejos
● Aprovecha este entorno para sugerir un ‘desayuno de trabajo’ –denomínalo así– con las partes con las que estás negociando. Este lugar es aconsejable sobre todo en las primeras fases de una negociación cuando se está tratando de explicar un proyecto.
● Reúne a las partes interesadas, nunca más de tres interlocutores, y explícales qué pretendes en menos de una hora. Para reducir las molestias de desplazamiento –y evitar la negativa– ofrécete a pagarles el taxi.
● Busca un hotel tranquilo aunque alejado de los centros de negocios habituales. De este modo, tendrás más intimidad y evitarás encuentros indeseados.
3. AEROPUERTO Y CENTRO DE NEGOCIOS
Cuándo. Puede utilizarse a lo largo de toda negociación. También cuando los interlocutores trabajan en distintas ciudades y no cuentan con oficinas o con mucho tiempo para reunirse. Demuestra el interés de una de las partes por desplazarse hacia donde la otra está más cómoda.
Peculiaridad. Permite facilitar el encuentro entre las dos partes cuando las negociaciones se ven ralentizadas o interrumpidas por la distancia geográfica. Puesto que, normalmente, para que una negociación llegue a buen puerto las dos personas que negocian deben estar en la misma sala, el trato con empresas de fuera obliga a aprovechar su paso por los aeropuertos.
Estrategia. Debe irse rápidamente al grano y no dar rodeos. Y, en el caso de que sea nuestro interlocutor quien debe coger un avión, siempre hay que conocer el tiempo del que dispone la otra parte y calcular el tiempo que vamos a querer estar negociando. Si sabemos que va a ser una negociación difícil, debemos planear más tiempo de forma que no demos opciones a la otra parte.
A favor. La rapidez y la oportunidad para negociar. Exige claridad de ideas y posturas por ambas partes para no demorarse en cuestiones superfluas.
En contra. El tiempo puede jugar en nuestra contra. Si se calcula mal, la negociación puede fracasar o ser inútil. No caigas en el error de entretener a tu interlocutor hasta el punto de que pierda el avión. Entonces todo estaría prohibido.
Ten en cuenta. Conoce primero cómo es el centro de negocios donde se va a desarrollar la negociación. Y calcula el tiempo que llevará a nuestro interlocutor desplazarse desde ese punto hasta la puerta de embarque de su vuelo.
Consejos
● Si quedas en un centro de negocios ofrécete a llevar a la otra parte hasta el aeropuerto en coche. Durante el trayecto se rompe el hielo, lo que permite abonar el terreno para ir al grano en las ‘oficinas’ del aeropuerto.
● Si no conoces el aeropuerto, acude antes para saber dónde están las puertas de embarque, las oficinas de las compañías aéreas, las cafeterías, la entrada al parking. Que tu interlocutor sienta que te mueves con soltura.
4. CENA EN CASA
Cuándo. Al principio o a la mitad de una negociación y cuando hay confianza con tu interlocutor. Cuando se quiere recordar el interés por un asunto.
Peculiaridad. Requiere una relación de confianza previa y un grado de conocimiento mínimo de nuestro interlocutor. Estos encuentros están pensados más para abonar el terreno de una negociación que para entrar en ella directamente. La principal baza es que la persona invitada puede sacar el tema. Si no, por lo menos queda claro nuestro interés por mantener vivo un asunto pendiente.
Estrategia. Selecciona un día adecuado. Se aconseja un viernes, ya que queda fuera de la rutina semanal y no interfiere en el fin de semana.
A favor. Facilita una mayor receptibilidad para una posterior negociación o puede hacer que surja de forma ‘espontánea’ en un entorno agradable.
En contra. Incomodidad en el caso que aflore el asunto de la negociación y no haya acuerdo.
Ten en cuenta. El número de personas que vas a invitar, la comida y si tienes espacio suficiente para generar varios ambientes –un salón donde cenar y una zona donde después poder tomar una copa.
Consejos
● Celebrar una cena en tu casa con compañeros y clientes permite crear amistad. En algún momento, puedes recordar la negociación.
● Invita a la reunión a directivos de tu empresa. Así darás la sensación a la otra parte de que tiene acceso al máximo nivel de interlocución. De este modo, obtendrá una mejor idea de la importancia de la celebración.
5. VIAJE O VISITA DE NEGOCIOS
Cuándo. Al principio o a mitad de una negociación para insistir en la importancia de un proyecto.
Peculiaridad. Este tipo de invitaciones suelen vincularse a visitas a puntos de producción, a la celebración de un evento corporativo… La negociación se debe retomar en los tiempos de asueto.
Estrategia. Planifica todas las actividades para transmitir seguridad. Se trata de que el otro piense que te mueves bien en una zona desconocida. Este tipo de invitaciones permiten conocer al interlocutor, con lo que el tema de negociación ha de retomarse casi en el último momento.
A favor. Cambiar de ciudad e incluso de país supone un descanso para todas las partes, aunque la negociación esté en el aire. Además, las partes no pueden irse anticipadamente del escenario.
En contra. Puede resultar muy caro.
Ten en cuenta. No deben llevar más de dos días. Si el país requiere algún tipo de visado especial o de vacunación, informa primero a tu interlocutor.
Consejos
● Aprovecha esta oportunidad para dar a conocer a tu interlocutor los proyectos de tu compañía.
● Prepara una agenda para después pasársela a tus invitados. Organizar un horario mejora la negociación.
● Visita unos días antes la ciudad para preparar la recepción y prepara el recorrido aeropuerto-hotel. Les causará perplejidad que conozcas la ciudad. La idea es que vean que la dominas y no te pierdes en las autopistas.
6. ASISTENCIA A UN ESPECTÁCULO
Particularidad. Invitar al palco de un estadio de fútbol o a escuchar un concierto o a disfrutar de una obra de teatro permite recordar a nuestro interlocutor que hay un tema abierto, un asunto que no se ha tratado y que nos interesa.
Estrategia. Debes realizar la invitación sin darle importancia. Utiliza siempre buenas entradas y dejar al interlocutor que las disfrute.
A favor. Crea una disposición favorable hacia quien invita, siempre que se haga con discreción, sin darle excesiva importancia y sin querer sacar un rédito inmediato a esta acción.
En contra. Muchas personas pueden sentir que tienen que devolver el favor y esto puede llegar a tensar una negociación.
Ten en cuenta. Los gustos de la persona con la que estás negociando: si se aburre o no les gusta el espectáculo no se llevará un buen recuerdo…
7. CONVENCIÓN
Particularidad. Facilita el encuentro en un ambiente en el que los dos interlocutores se encuentran cómodos, bien porque asisten a un ciclo que les interesa o son expertos, o bien porque participan en uno de ellos.
Estrategia. Selecciona un espacio y un momento adecuados para el encuentro. Hay que procurar siempre que nuestro interlocutor no participe en la convención como ponente, ya que esto limitará las oportunidades que tengamos de acercarnos a él.
A favor. Tienen dos ventajas: en primer lugar, el encuentro se realiza en un entorno que rompe con el día a día de la oficina y los despachos y, en segundo, facilita la relajación y la posibilidad de llevar una negociación a un terreno neutro pero común a ambas partes.
En contra. El interlocutor puede abandonar la negociación en cualquier momento si ésta se rompe, Con el agravante de que posteriormente nos lo podemos volver a encontrar en algún pasillo o en alguna sala, provocando situaciones incómodas.
Ten en cuenta. Conocer en qué espacios se podrá negociar. Si la convención se celebra en un hotel, investiga en qué salas se puede organizar una reunión ‘improvisada’, pregunta si se puede reservar un espacio en la cafetería o en el restaurante, etc.
8. PARTIDO DE GOLF
Particularidad. Este deporte no exige un esfuerzo físico extremo continuado, por lo que las dos partes están en todo momento en plenas facultades para hablar. Además la larga duración de los encuentros, permite hablar de distintos temas, no sólo profesionales, lo que ayuda a crear complicidad entre los interlocutores.
Estrategia. Recomendable para una primera toma de contacto y para analizar la situación de la que parte una negociación. Al mismo tiempo que se mide la capacidad deportiva del oponente se analiza su postura en la negociación.
A favor. Es un plan atractivo para salir de la rutina. Supone, por lo general, pasar fuera un día entero.
En contra. En el caso de que haya alguna tensión durante la negociación, es difícil abandonar el terreno de juego a la primera de cambio.
Ten en cuenta. Evita hablar exclusivamente de trabajo, ya que puede provocar un rechazo. Es importante llevar preparada tu postura y saber perfectamente qué quieres averiguar de la otra parte. Debe ser tu interlocutor el que marque el tiempo que se va a hablar de negocios, no tú.