Es vital llevar controles de información para administrar un negocio pequeño. No es simplemente vender, pedir inventario cuando se nos antoje, y al final ver el estado de cuenta y pensar que eso fue lo que ganamos de utilidad.
Hay 5 controles que podemos desarrollar en excel para administrar un negocio pequeño:
Administrar un Negocio con Excel.
Excel es una herramienta de office que permite manipular cifras de forma fácil y práctica.
Hay 5 controles que podemos usar para administrar un negocio con excel:
1 Control de Ventas.
El primer control al administrar un negocio pequeño es llevar un registro de las ventas.
La forma más fácil de controlar las ventas, es simplemente llevar un registro de los productos vendidos al final del día, y al final del mes ver el total de ventas por producto. Esto nos indica cual es el producto más vendido y nos ayudará a llevar la relacion entre ventas, costos y utilidad.
En caso de que necesite llevar un control más detallado, por ejemplo de cada venta por producto, por pedidos, hay un tipo de programas llamado “Point of Sale” o “POS”.
2 Control de Inventarios.
En la mayoría de los negocios donde se venden productos tangibles, se requiere llevar un control de inventarios para administrar un negocio. Los inventarios en términos sencillos es la cantidad de producto que tiene en su almacen y a la venta al público.
En excel, es posible llevar un control basado en entradas y salidas. Es decir, por un lado vamos a sumar las entradas de producto, y restar las salidas, para determinar la cantidad real de inventarios.
3 Control de costos
Dada la complejidad de los negocios, no basta con la formula “Precio – Costo del proveedor = Utilidades”. Hay muchos otros costos a considerar, divididos en:
Costos fijos vs. variables: Los costos fijos son aquellos que no dependen de las ventas. Los costos variables dependen del producto vendido, por ejemplo la materia prima, etc.
Costos directos vs. indirectos: los costos directos son los costos más obvios. Sin embargo, hay gastos ocultos llamados costos indirectos. Por ejemplo, el gasto de gasolina para ir a recoger el producto, el transporte, el desgaste de las maquinas, etc.
4 Control de Efectivo
Una razón por la que los negocios fracasan en la falta de control del efectivo circulante, es que necesitan cada día para hacer transacciones con los clientes, pagar a proveedores, pagar deudas como servicios, renta, etc.
Para ello, es necesario administrar el negocio desde caja, y llevar un registro diario (incluso con una hoja y calculadora) del dinero físico que entra vs. el dinero que sale.
5 Control de Deudas
Un aspecto poco comentado en Administración es el control de las deudas de corto y largo plazo.
Es, tener información de las deudas que tenemos que pagar, por ejemplo sueldos, salarios, renta, pago de servicios, créditos, pago de proveedores, etc., separado de las ventas.
Al separar este aspecto de las ventas, podemos determinar cuánto tenemos que vender al mes para satisfacer estas deudas.
Esto también es llamado punto de equilibrio, donde no ganamos pero tampoco perdemos.