El mundo de los negocios tiene su fundamento en la toma de decisiones estratégicas, lo que marca la diferencia entre una empresa exitosa y otra que no lo logra, es la correcta y oportuna toma de decisiones. Para poder llevar esto a cabo de la mejor manera es esencial contar con la información adecuada y en tiempo que soporte toda la gestión de las operaciones de la empresa de forma ágil y rápida.
En el artículo “La importancia de la información para la toma de decisiones en la empresa” te compartimos que la información confiable es crucial para el proceso de toma de decisiones tanto operativas como estratégicas, siendo éstas más certeras cuando están basadas en fuentes de información que ayudan a la empresa a reducir la incertidumbre y el riesgo.
En este punto las tecnologías de información toman un papel muy relevante al permitir la recolección, almacenamiento y procesamiento de datos generados por la operación de la empresa. Así se facilita el acceso a la información y se reduce el margen de error que pudiera existir al realizar una misma captura en varias ocasiones.
Es importante ser cautelosos con la información que se genera ya que igual de importante es contar con información que saber manejarla e interpretarla, para esto existen herramientas muy útiles como la inteligencia de negocios, también llamada Business Intelligence.
¿Qué es la inteligencia de negocios (business intelligence)?
La inteligencia de negocios o business intelligence (BI) es el conjunto de procesos, aplicaciones y tecnologías que facilitan la obtención rápida y sencilla de datos provenientes de los sistemas de gestión empresarial para su análisis e interpretación, de manera que puedan ser aprovechados para la toma de decisiones y se conviertan en conocimiento para los responsables del negocio.
Esta tecnología actúa como un factor clave y estratégico para la organización ya que provee a los tomadores de decisiones de información oportuna y confiable para responder a las situaciones que puedan presentarse en la empresa como son la entrada a nuevos mercados, el análisis de costos, la rentabilidad de una línea de productos, etc.
La información brindada por el BI puede tener distintos alcances como son:
- Nivel operativo: En este rubro es utilizado para la toma de decisiones diarias acerca de las transacciones que se realizan al llevar a cabo las operaciones de la empresa.
- Nivel táctico: Aporta información para los mandos medios en análisis y decisiones mensuales que son de utilidad para revisiones de seguimiento y toma de acciones.
- Nivel estratégico: A este nivel las decisiones son de mayor impacto en la compañía siendo utilizada la información por la alta dirección.
Las herramientas de inteligencia de negocio por lo general muestran la información en forma de cuadros de mando o “dashboards” y reportes específicos que se pueden crear a partir de los datos que se obtienen del ERP que la empresa utiliza para su gestión, de tal forma que la información es presentada al usuario de manera ágil y accesible para que pueda realizarse el análisis e interpretación correspondiente.
Cabe mencionar que estas herramientas son de gran utilidad para las distintas áreas de la organización como por ejemplo:
- Mercadotecnia: En esta área el BI puede ser aprovechado para segmentación de mercados, análisis de tendencias y de clientes.
- Ventas: Análisis de clientes y su rentabilidad, análisis por producto, por segmento, proyecciones y pronósticos de ventas.
- Finanzas: Reportes detallados de gastos, costos e ingresos así como para razones financieras y análisis financiero de la empresa.
- Logística: Seguimiento de embarques y monitoreo de pedidos para saber la causa de su pérdida.
- Producción: Reporte de productividad de líneas de producción, rotación de inventarios, etc.
Beneficios de la inteligencia de negocios
Algunas de las ventajas que puedes tener en tu empresa al utilizar la inteligencia de negocios son las siguientes:
- Incremento de la eficiencia: Al contar con los datos de manera accesible y ágil puedes generar información de valor centralizada la cual podrás visualizar en una única plataforma para aprovecharla de manera óptima para realizar análisis y tomar decisiones informadas y en tiempo.
- Respuestas rápidas a situaciones de negocio: Para poder tomar decisiones en el momento indicado es importante contar con la información a la mano de manera sencilla y no perder tiempo en buscar y consolidar datos. Gracias al BI puedes tener las respuestas en minutos de manera clara y concisa por medio de reportes de indicadores y tableros de datos.
- Control de las áreas funcionales de la empresa: En todas las áreas de tu empresa se genera información de valor día a día, puedes aprovecharla de la mejor manera para conocer tendencias, proyectar datos, analizar escenarios, etc.
- Mejora tu servicio al cliente: Al contar con la información más importante y en tiempo real puedes ofrecer a tus clientes un servicio de mayor calidad desde el pedido hasta el servicio post venta al conocer más acerca de ellos y sus necesidades. Analiza hábitos de compra, reconoce los productos más vendidos, etc.
- Presenta información por medio de tableros de indicadores para una comunicación más simple y directa de la situación de la empresa. Al tener la posibilidad de crear distintos tableros para control puedes enfocarte en los datos más relevantes que mostrar sin necesidad de revisar grandes cantidades de información.
El uso adecuado de las herramientas que la inteligencia de negocios puede marcar una gran diferencia entre una empresa que logra el crecimiento y una que no lo hace, entre un servicio al cliente de excelencia o uno deficiente, entre un manejo de inventarios eficiente y la pérdida de dinero y recursos, entre el éxito o fracaso de una organización.
La tecnología es un aliado para ayudar a las empresas a lograr el crecimiento y rentabilidad esperadas, la combinación del ERP adecuado para tu organización y los beneficios de la inteligencia de negocios son el complemento perfecto para que lleves a tu empresa a niveles más altos de productividad y rentabilidad a través de la toma de decisiones informada y la ejecución de acciones oportunas y bien dirigidas.
Conoce SAP Business One, el ERP para PYMES que te ayuda a optimizar las operaciones de manera integral, a obtener acceso instantáneo a una información completa y a acelerar el crecimiento de tu empresa.
Vive la experiencia a través de una DEMO de SAP Business One totalmente gratis y descubre si es lo que tu empresa necesita para alcanzar un crecimiento acelerado y controlado.